O ano começou com uma novidade: a Secretaria da Fazenda descontinuou os emissores gratuitos da Nota Fiscal Eletrônica. E aí, qual a melhor alternativa se a emissão é obrigatória para as empresas e o trabalho não pode parar?

1) Vamos começar do início com uma pergunta que não quer calar: o que é a Nota Fiscal Eletrônica?

Instrumento oficial do sistema tributário brasileiro, a NF-e está destinada a documentar as relações entre os vendedores que oferecem um serviço ou produto e os compradores que os estão adquirindo.

2) E para que ela serve?

Ora, para realizar um melhor controle das operações fiscais e um maior monitoramento das transações de bens. A nota fiscal formaliza as transações entre duas pessoas jurídicas e não é apenas uma fatura, já que contém os pormenores da transação.

A NF-e diz respeito às empresas de todos os tamanhos, incluindo as empresas que escolhem o modelo de tributação denominado Simples Nacional. O objetivo é o de facilitar a recuperação fiscal, propondo uma melhor qualidade das informações e da uniformidade no processo.

3) Como emitir uma Nota Fiscal Eletrônica?

Para emitir uma NF-e deve-se utilizar um software que está diretamente ligado à Secretaria da Fazenda correspondente ao Estado do contribuinte. Existem diversas opções para emissão das notas, mas muitos empresários optam pelo sistema das Sefaz (Secretarias de Fazenda) e das prefeituras, que possuem a vantagem de ser gratuitos. Só que, no dia 1º de janeiro deste ano, as Sefaz de todos estados do País pararam de oferecer esse sistema emissor gratuito. Mas o que isso significa? Simples e direto, que é hora de buscar outra opção para emitir suas notas fiscais eletrônicas de produto.

Segundo as Secretarias, a decisão se deu pelo fato de que boa parte das empresas tem adotado outros tipos de solução para emitir suas notas eletrônicas, como sistemas online ou programas pagos.

4) Quem não tem essas alternativas faz o que?

Para uma micro e pequena empresa emitir suas notas fiscais eletrônicas existem diversas alternativas e o contador é sempre uma referência para assuntos dessa finalidade, por isso vale a pena consultá-lo a respeito dessa decisão. Contudo, independentemente da decisão tomada, para emitir NF-e os passos são semelhantes e devem ser seguidos.

5) Certificado digital

O primeiro passo para emitir nota eletrônica é possuir um certificado digital, que assegura validade jurídica ao documento por permitir confirmação de sua autenticidade. O SPC Brasil oferece essa solução para nossas entidades e, respectivamente, associados.

6) Credenciamento na Secretaria de Fazenda

Mesmo usando um sistema próprio ou contratado, é preciso se credenciar junto à Secretaria da Fazenda para emitir NF-e. Cada Estado tem um procedimento específico, mas normalmente trata-se de um cadastro simples.

7) Escolher um emissor de NF-e

Os emissores de Notas fiscais eletrônicas são softwares ou plataformas onde são inseridos os dados para geração das notas referentes às diversas ações realizadas em sua empresa, como por exemplo: devolução de mercadorias ou vendas realizadas.

Bons softwares emissores de NF-e também permitem o acompanhamento (retorno do arquivo enviado). Ou seja, informam se a nota fiscal eletrônica foi aceita e gerada ou se os dados enviados apresentam alguma divergência. Os status mais comuns são: aprovada, rejeitada, denegada. Além disso, bons softwares emissores de NF-e permitem o cancelamento, substituição e/ou a inclusão de carta de correção para as notas fiscais eletrônicas geradas a partir dele.

Fonte: FCDL